Współpraca z biurem rachunkowym często opiera się na mailach i ręcznym przekazywaniu dokumentów, co generuje chaos i opóźnienia.
Problem współpracy
W wielu firmach przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego odbywa się w sposób nieuporządkowany. Pracownicy zbierają faktury, umowy i zestawienia, a następnie wysyłają je mailem w różnych odstępach czasu. Brakuje jednego, spójnego procesu, który określałby, kiedy i w jakiej formie dokumenty powinny trafić do księgowości.
W praktyce oznacza to, że procesowanie dokumentów jest rozproszone i zależne od konkretnych osób. Jedna osoba przesyła faktury od razu, inna robi to raz w tygodniu, a jeszcze inna zapomina o części dokumentów. Biuro rachunkowe otrzymuje niepełne zestawy danych, co powoduje konieczność dosyłania brakujących plików i dodatkowej komunikacji.
Najczęstszy scenariusz wygląda następująco: faktura trafia do pracownika, który przekazuje ją dalej do akceptacji. Następnie dokument jest wysyłany do księgowości. W międzyczasie powstało kilka wersji pliku, a historia zmian ginie w skrzynkach mailowych. W efekcie trudno jest ustalić, która wersja jest ostateczna i czy dokument został już rozliczony.
W takich warunkach pojawiają się typowe problemy:
-
brak spójnego procesu przekazywania dokumentów do biura rachunkowego,
-
brak informacji o statusie dokumentu,
-
trudności w odnalezieniu właściwej wersji pliku,
-
brak kontroli nad kompletnością danych.
Strata czasu widoczna jest na wielu poziomach
Przekazywanie dokumentów między działami odbywa się ręcznie, często z koniecznością ponagleń i dodatkowych wyjaśnień. Akceptacja nie ma jasno określonego workflow – pracownicy nie wiedzą, kto odpowiada za kolejny krok. Gdy pojawia się potrzeba znalezienia konkretnej faktury, zaczyna się przeszukiwanie maili, folderów i lokalnych dysków.
Problem pogłębia brak jednolitego systemu. Każdy dział może korzystać z innych narzędzi, co powoduje rozproszenie danych i utrudnia ich późniejsze wykorzystanie. Współpraca z biurem rachunkowym staje się wtedy procesem reaktywnym, a nie uporządkowanym.
Jest sposób, aby to naprawić?
Tak! Potencjalnym rozwiązaniem jest wdrożenie systemowego podejścia, które centralizuje cały proces w jednym środowisku. System elektronicznego obiegu dokumentów pozwala uporządkować przekazywanie danych między firmą a księgowością. Dokument trafia do systemu, otrzymuje status i jest widoczny dla wszystkich uprawnionych osób.
Do tego możemy jeszcze wziąć pod uwagę podpis elektroniczny w obiegu dokumentów, który pozwala zatwierdzać umowy i dokumenty bez drukowania i skanowania. Proces staje się szybszy, bardziej przejrzysty i w pełni cyfrowy.
Efektem wdrożenia tego wszystkiego jest uporządkowana współpraca z księgowością, pełna kontrola nad dokumentami oraz znaczące skrócenie czasu ich przetwarzania. Firma i biuro rachunkowe działają na tych samych, aktualnych danych, bez konieczności ręcznego uzgadniania informacji.
